Trường Đại học Hà Tĩnh - HaTinh University

TT

Nội dung công việc

Đơn vị chủ trì

Đơn vị phối hợp

Người chịu trách nhiệm

Thời hạn hoàn thành

1

Hoạt động liên quan đến báo cáo tự đánh giá

1.1

Tiếp tục thu thập, bổ sung minh chứng hoàn thiện theo Danh mục nhằm làm cho tiêu chí đạt mạnh hơn (Phụ lục 01)

Các nhóm công tác chuyên trách

Các đơn vị liên quan

Trưởng nhóm công tác chuyên trách,

Trưởng các đơn vị

05/4/2018

1.2

Bổ sung minh chứng theo yêu cầu của mốc chuẩn theo đề nghị của Đoàn ĐGN (Theo phân công và danh mục ở Phụ lục 02)

1.3

Rà soát lại tính pháp lý và tính đầy đủ của minh chứng theo từng lĩnh vực

10/4/2018

1.4

Chuẩn bị phương án trả lời, giải trình, làm rõ thêm đối với các câu hỏi, các vấn đề thuộc lĩnh vực quản lý của đơn vị để trả lời phỏng vấn

1.5

Nắm vững các lĩnh vực công tác mà đơn vị quản lý để trực tiếp giải trình, làm rõ thêm với Đoàn ĐGN khi được yêu cầu

Các đơn vị

Trưởng các đơn vị

Trong thời gian KSCT

1.6

Rà soát, sắp xếp, đánh mã minh chứng bổ sung

Ban Thư ký

Hội đồng TĐG

Phan Thị Dung

10/4/2018

2

Hoạt động liên quan đến Đối tượng phỏng vấn

2.1

Triển khai các hoạt động để thu thập thông tin và lập danh sách các đối tượng phỏng vấn (theo phân công và hướng dẫn ở Phụ lục 03)

Phòng Đào tạo, Phòng TCHC, Phòng Công tác sinh viên, Trung tâm DVHTSV

Các đơn vị liên quan

Trưởng các đơn vị

01/4/2018

2.2

Tổng hợp danh sách các đối tượng phỏng vấn và gửi về Phòng ĐBCL.

02/4/2018

2.3

Thông báo cho các đối tượng phỏng vấn đến tham dự tập huấn theo kế hoạch (sẽ có kế hoạch cụ thể).

Theo kế hoạch tập huấn

2.4

Nhận mẫu giấy mời, tài liệu tại Phòng ĐBCL; giấy mời và gửi tài liệu, giấy mời cho các đối tượng phỏng vấn theo lịch trình KSCT (Chủ tịch Hội đồng trường, nhà tuyển dụng lao động, cựu sinh viên).

05/4/2018

2.5

Một ngày trước khi phỏng vấn, chủ động gọi điện báo lại cho đối tượng phỏng vấn đến tại phòng chờ trước thời gian phỏng vấn 30 phút.

Theo lịch trình KSCT

3

Công tác chuẩn bị cơ sở vật chất

3.1

Chuẩn bị bandroll chào mừng Đoàn ĐGN ở các cổng ra vào của Trường và một số địa điểm trong khuôn viên Trường ở cả 02 cơ sở; chuẩn bị backdrop tại các khu vực: Hội trường lớn, phòng họp số 1, phòng họp số 3 và các phòng phỏng vấn khác ở Cơ sở Đại Nài (theo Phụ lục 04).

Đoàn Thanh Niên

Phòng QHĐN&TT

Biện Văn Quyền

Hồ Thị Nga

10/4/2018

3.2

Sắp xếp Hội trường lớn cho lễ Khai mạc và Bế mạc, bao gồm:

- Chuẩn bị máy tính, máy chiếu, màn hình chiếu, bút chiếu slide, hệ thống âm thanh loa máy.

- Chuẩn bị bàn và khăn trải bàn cho hoạt động ký biên sau khảo sát chính thức.

- Cử cán bộ trực hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình diễn ra lễ Khai mạc và Bế mạc.

Phòng Quản trị

Trung tâm CNTT

Phòng TCHC

Ngô Đăng Thuận

Nguyễn Viết Phú

Trần Thị Kim Hiền

Trước và trong thời gian khảo sát chính thức

3.3

Chuẩn bị phòng họp số 1 – cơ sở Đại Nài:

- Bên ngoài phòng có gắn biển “PHÒNG LÀM VIỆC CỦA ĐOÀN ĐÁNH GIÁ NGOÀI”;

- Bên trong phòng làm việc:

+ Đặt 1 máy tính để bàn có kết nối internet

+ Đặt 01 máy in, 01 máy photocopy

+ Đặt 03 điện thoại có chức năng ghi âm cuộc gọi;

+ Đảm bảo mạng wifi hoạt động ổng định trong suốt thời gian Đoàn làm việc (ghi rõ tài khoản và mật khẩu)

+ 05 ghế xếp để Đoàn nghỉ trưa tại chỗ.

Phòng Quản trị

Trung tâm CNTT

Ngô Đăng Thuận

Nguyễn Viết Phú

10/4/2018

3.4

Chuẩn bị phòng phỏng vấn:

- Bên ngoài phòng Phỏng vấn có gắn biển “PHÒNG PHỎNG VẤN SỐ….”

- Sắp xếp bàn ghế phòng phỏng vấn theo sơ đồ hướng dẫn (03 phòng)

- Sắp xếp bàn ghế phòng chờ phỏng vấn.

Phòng Quản trị

Ngô Đăng Thuận

10/4/2018

3.5

In và chuẩn bị biển tên cho đoàn đánh giá ngoài (mỗi thành viên in 02 bảng tên), các thành viên của Trường, các đối tượng phỏng vấn, Quan sát viên (nhận danh sách và mẫu tại Phòng ĐBCL)

Phòng Tổ chức – Hành chính

Phòng Đảm bảo chất lượng

Trần Thị Kim Hiền

Phan Thị Dung

10/4/2018

3.6

- Dọn vệ sinh, sắp xếp bàn ghế ngăn nắp trong các phòng học, giảng đường; đặc biệt chú ý đến dụng cụ, thiết bị vệ sinh như thùng rác, chổi quét,... cần sắp xếp hợp lý, gọn gàng, thẩm mỹ.

- Cử cán bộ trực và dọn vệ sinh sạch sẽ tại các phòng làm việc của Đoàn ĐGN, phòng phỏng vấn, phòng chờ phỏng vấn, Hội trường lớn.

Trung tâm DVHTSV

Thái Đình Hưng

Trước và trong thời gian KSCT

3.7

- Chuẩn bị hiện trạng cơ sở vật chất và vệ sinh môi trường:

+ Kiểm tra hiện trạng cơ sở vật chất và vệ sinh môi trường;

+ Khắc phục những điểm còn tồn tại đảm bảo theo yêu cầu của tiêu chuẩn 9.

Ban cơ sở vật chất

Lê Thị Hường

10/4/2018

3.8

- Phân khu vực kẻ ô đỗ xe ô tô và xe máy ở cơ sở Đại Nài và cơ sở Cẩm Vịnh;

- Vẽ sơ đồ hướng dẫn các phòng, ban, đơn vị ở 02 cơ sở.

Phòng Quản trị

Ngô Đăng Thuận

10/4/2018

4

Công tác hậu cần, truyền thông

4.1

Cập nhật lịch trình KSCT lên cổng thông tin của Trường

Trung tâm CNTT

Nguyễn Viết Phú

24/3/2018

4.2

Dự trù kinh phí cho các hoạt động KSCT

Phòng Đảm bảo chất lượng

Các đơn vị liên quan

Phan Thị Dung

Trưởng các đơn vị

25/3/2018

4.3

Đặt vé máy bay đi về, đặt khách sạn cho Đoàn, đặt cơm cho Đoàn (ăn tại chỗ)

Phòng ĐBCL

Phan Thị Dung

10/4/2018

4.4

Chuẩn bị quà lưu niệm

Phòng TCHC

Phòng ĐBCL

Trần Thị Kim Hiền

Phan Thị Dung

10/4/2018

Theo lịch trình KSCT

4.5

Mời truyền thông đưa tin

4.6

Chuẩn bị trà, nước, bánh, trái cây, hoa,… cho phòng làm việc của Đoàn ĐGN (phòng họp số 1)

4.7

Chuẩn bị hoa, nước uống tại Hội trường lớn cho lễ Khai mạc và Bế mạc

Theo lịch trình KSCT

4.8

Chuẩn bị nước uống cho các phòng phỏng vấn, phòng chờ phỏng vấn (theo lịch trình khảo sát chính thức)

Theo lịch trình KSCT

4.9

Quay phim, chụp ảnh và gửi về Phòng ĐBCLGD ngay sau khi kết thúc đợt khảo sát

Phòng QHĐN&TT

Trung tâm CNTT

Trung tâm CNTT

Hồ Thị Nga

Nguyễn Viết Phú

Trước và trong thời gian KSCT

4.10

Cập nhật thông tin về đánh giá ngoài trên website Trường

4.11

Bố trí xe và cán bộ đưa đón Đoàn ĐGN, Chuẩn bị xe hỗ trợ đưa đón Quan sát viên

Phòng TCHC

Trần Thị Kim Hiền

Theo lịch trình KSCT

4.12

Chuẩn bị 03 cặp trình ký và bút ký trong phiên Bế mạc đợt khảo sát chính thức

Theo lịch trình KSCT

4.13

Dự kiến trước các điểm ăn uống, khách sạn và các điểm du lịch cho các Quan sát viên (nếu có).

Phòng ĐBCL

Phòng TCHC

Phan Thị Dung

10/4/2018

5

Công tác lễ tân

5.1

Lập danh sách 05 sinh viên trực thường xuyên để hỗ trợ một số công việc của Đoàn ĐGN gửi về phòng ĐBCL (theo phụ lục 05)

Đoàn Thanh niên

Hội sinh viên

Biện Văn Quyền

Nguyễn Công Viên

01/4/2018

5.2

Chuẩn bị phòng họp số 1:

- Sắp xếp biển tên cho Đoàn ĐGN theo vị trí ngồi của từng thành viên

- Đặt các văn phòng phẩm: giấy A4, bút, kẹp ghim, bấm ghim, clear-bag, giấy note, bút màu đánh dấu và các vật dụng cần thiết khác.

Tổ lễ tân

Phòng TC-HC

Đoàn Thanh niên

Hội sinh viên

Lê Thị Hường

Trần Thị Kim Hiền

Biện Văn Quyền

Nguyễn Công Viên

10/4/2018

5.3

Sắp xếp biển tên cho Đoàn ĐGN và thành viên của Trường trong lễ Khai mạc, Bế mạc và các buổi làm việc (nhận biển tên tại Phòng ĐBCL)

10/4/2018

5.4

Đón tiếp, hướng dẫn các đối tượng phỏng vấn đến phòng chờ, phòng phỏng vấn (nhận danh sách các đối tượng phỏng vấn tại Phòng ĐBCL)

Theo lịch trình KSCT

5.5

Sắp xếp biển tên, giấy và bút cho các đối tượng phỏng vấn theo sơ đồ hướng dẫn (nhận các loại hồ sơ tại Phòng ĐBCL)

10/4/2018

5.6

Trực tại các buổi phỏng vấn để hỗ trợ công tác phỏng vấn(2 cán bộ/phòng)

Theo lịch trình KSCT

6

Các nội dung công việc khác

6.1

Lập kế hoạch tổng thể

Phòng ĐBCL

25/3/2018

Chuẩn bị bài giới thiệu về công tác tự đánh giá của Nhà trường dựa trên các tiêu chí, tiêu chuẩn

Trung tâm CNTT, Phòng QHĐN&TT

10/4/2018

Chuẩn bị nội dung để tuyên truyền, tập huấn cho các đối tượng tham gia phỏng vấn

Các đơn vị liên quan

05/4/2018

Dự trù, phân phối văn phòng phẩm

10/4/2018

In ấn tài liệu, lập kế hoạch tập huấn cho các đối tượng tham gia phỏng vấn

7/4/2018

Chuẩn bị các văn bản, hồ sơ, tài liệu cho lễ Khai mạc và Bế mạc; Chuẩn bị cặp tài liệu làm việc cho từng thành viên Đoàn

10/4/2018

Gửi bài về đợt khảo sát vào cuối ngày khảo sát về Trung tâm KĐCLGD - ĐHQGHN

Phòng QHĐN&TT,

TT CNTT

19/4/2018

Làm đầu mối cho các hoạt động tổ chức khảo sát

&nbsnbsp;

Trước và trong thời gian khảo sát

6. 2

Cử các đối tượng tham gia phỏng vấn

Các đơn vị trực thuộc

01/4/2018

Cử cán bộ đầu mối ở các mảng công tác trực thường xuyên để hỗ trợ Đoàn ĐGN trong các buổi làm việc và gửi danh sách về phòng ĐBCL

1/4/2018

Cử cán bộ giảng viên và sinh viên tham dự lễ Khai mạc và Bế mạc

10/4/2018

Tiếp nhận hệ thống câu hỏi liên quan đến các đối tượng phỏng vấn để nghiên cứu trả lời

05/4/2018

Sắp xếp hồ sơ, văn bản và bố trí chỗ ngồi tại các phòng làm việc ngăn nắp, sạch đẹp.

Trước và trong thời gian KSCT

Các thùng rác phải bố trí đặt ở nơi hợp lý, ngăn nắp

Quán triệt việc sử dụng Email công vụ đến cán bộ viên chức

Quán triệt toàn thể cán bộ giảng viên đeo bảng tên khi đến làm việc tại Trường

Quán triệt toàn thể sinh viên trang phục gọn gàng (có thể mặc đồng phục), lịch sự, ra vào lớp đúng giờ và đeo bảng tên khi đến học tập tại Trường

Phổ biến cho cán bộ giảng viên về lịch trình khảo sát chính thức. (Lưu ý chiều ngày 17/4/2018 Đoàn ĐGN scó thể sẽ thăm lớp và dự giờ ngẫu nhiên.

Cử cán bộ trực tại đơn vị và các bộ phận liên quan đến lĩnh vực phụ trách trong suốt quá trình KSCT

Các đơn vị quản lý phòng thực hành, thí nghiệm sắp xếp trong phòng gọn gàng, ngăn nắp; đặc biệt chú ý đến dụng cụ, thiết bị vệ sinh như thùng rác, chổi quét,... cần sắp xếp hợp lý, thẩm mỹ; cử cán bộ, giảng viên biết vận hành các thiết bị trực tại phòng thí nghiệm, thực hành trong thời gian Đoàn ĐGN đi khảo sát thực tế, đồng thời nắm vững các thông tin liên quan đến hoạt động của phòng thực hành và chức năng của các thiết bị để trả lời khi được hỏi.

6.3

Chuẩn bị và thanh toán kinh phí theo dự trù

Phòng KH -TC

Nguyễn Viết Hùng

7

Hướng dẫn Đoàn ĐGN kiểm tra thực địa

7.1

Nhóm 1: Phòng làm việc, Phòng lưu trữ, Trung tâm Thông tin – Thư viện

Đoàn Hoài Sơn

Đinh Văn Nam

Trần Hoà Bình

Theo lịch trình KSCT

7.2

Nhóm 2: Ký túc xá, Căn tin, Nhà đa năng, Sân thể thao

Lê Thị Hường

Ngô Đăng Thuận

Phạm Toan

Theo lịch trình KSCT

7.3

Nhóm 3: một số lớp học, Trung tâm Y tế, Phòng thực hành, thí nghiệm, phòng máy

Cao Thành Lê

Nguyễn Hoài Sanh

Hoàng Văn Thiềm

Theo lịch trình KSCT

8

Tổng kiểm tra các hoạt động

Nguyễn Đình Thọ, Cao Thành Lê, Đoàn Hoài Sơn,

Lê Thị Hường, Phan Thị Dung, Trần Thị Kim Hiền,

Nguyễn Hoài Sanh, Biện Văn Quyền, Ngô Đăng Thuận

11/4/2018